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现代医院信息化改革中OA办公协同平台的设计
  • 2010-10-29 14:04
  • 作者:左铭
  • 来源:中国数字医疗网

本文从医院行政办公管理角度出发,介绍了现代医院在信息化改革过程中,OA办公协同平台的设计原则和系统框架。本文将医院办公协同平台的功能组件分为通用类和专项类,并对主要的功能组件,如审批管理、日程管理、人力资源管理进行了介绍,并对其中一些重要的技术点进行了描述。

一、引言

医院OA的建设经历了几个阶段,从手工文档转化为电子文档,到行政办公事务流程的信息化自动化,到人事系统、公文系统、档案系统等的逐步建立。但在这些系统的设计和开发过程中,往往只考虑了单个职能部门的业务和需求,单个工作流程的特点和功能。时至今日,医院管理已经从以往的结果管理向过程管理转变,从粗放管理向精细管理转变。行政办公越来越重视部门与部门,部门与员工之间的协作。通过信息共享技术、通信技术加强部门和员工之间的沟通,提升办公效率。

瑞金医院是一所三级甲等大型综合性教学医院。目前,瑞金医院信息系统建设已从两大系统——管理控制系统和决策支持系统,发展为医疗流程,医疗设备,医疗服务,医院管理和医疗资源共享五大数字化平台,共计44个系统,284个子系统。其中,办公协同平台作为医院管理平台的重要组成部分,已取得了一定的成效。

二、医院协同办公平台建设原则

- 面向对象的应用框架

明确平台的服务对象,从用户的角度思考问题,了解各类服务对象的需要,以需求为导向,贴合用户需求设计平台应用。

- 面向服务的技术框架

在技术框架上要摆脱原本分散及独立的、服务于单个用户的应用模式。使用SOA面向服务的方式进行设计,提取应用共性服务内容,减少重复劳动。

- 以人为本的网站框架
平台框架按照访问量优先及内容量优先的方式决定频道栏目的曝光率,并可为用户定制个性化导航界面。

三、系统框架

图:瑞金医院OA办公协同平台框架

图:瑞金医院OA办公协同平台框架

从图中可以看出,瑞金医院的信息系统主要分为面向临床诊疗的HIS和PACS等系统,以及面向内部行政管理和外部病人服务的门户网站系统。而区域信息共享平台作为一个与外部系统交换数据的载体,仅仅用来向HIS系统提供区域医疗资源信息的交换,本文不作描述。瑞金医院信息系统中的办公协同平台是本文主要讨论的对象。

瑞金医院OA办公协同平台(以下简称平台)主要分为平台应用层和平台服务层。平台应用层的各类办公应用通过单点登录(SSO)等技术手段与医院的内网门户进行了集成。而平台的服务层为平台应用层提供了大量的数据交换,安全认证,授权及工作流等服务支持。

四、平台服务层主要功能

平台服务层为上层的平台应用层提供数据源、授权、工作流、Exchange整合等服务,是平台应用层的基础设施。平台服务层采用了SOA的技术架构,从面向服务的角度进行了设计。除了对平台应用层提供支持外,还可以被瑞金医院信息系统的其它模块进行使用。

1. 数据源服务

在本平台中对所有数据以统一的数据对象形式进行管理,并提供数据存取访问服务。以日程管理为例,在日程管理的部门日程管理中,员工需要创建一个部门日程,那么日程管理需要知道该员工所在部门的信息。以往的做法,一是在日程管理的数据存储中存放员工的部门信息,并与人力资源管理的员工部门信息进行同步,二是直接读取人力资源系统的员工部门信息。第一种做法,会增加系统的复杂性和数据冗余,会增加额外的系统开销来保证数据的一致性;第二种做法则将一个应用的物理存储直接开放给其他系统,一旦物理数据存储发生改变,与之相关的系统都需要做出修改,灵活性不够。

采用数据源服务后,所有数据都以统一的数据对象的形式来展现,数据独立存储,大大减少数据冗余,无需考虑数据一致性问题,且在数据源服务接口不变的情况下,对物理数据结构的修改,不会对其他应用产生影响。

2. 授权服务

在平台中为所有应用提供统一的授权认证服务。授权服务的核心是角色,每个用户至少拥有一个角色,每个角色被定义可以访问规定的资源。资源可以是数据、应用界面或一个操作等。比如工作流服务中,定义工作流过程时,某个工作流结点可以分派到某角色,而不是某个具体的用户。这样,既限制了未授权用户对工作流资源的访问,又增加了工作流执行的灵活性,可以通过对用户的角色授权,来控制工作流的流向。

3. 工作流服务

瑞金医院的工作流服务主要服务于各类行政审批。根据医院行政审批流程灵活性较强的特点,平台工作采用状态机模式,通过接收用户的指令来控制流程的流向。工作流服务分为工作流运行时服务和工作流设计时服务两个各部分。工作流设计时服务主要用来定义工作流过程,工作流运行时服务主要用来管理工作流的执行。工作流服务和应用程序是完全分离的,应用程序只需在开发时遵循工作流服务的接口,然后在完全不知道工作流过程定义的情况下,由工作流运行时服务进行控制,完成工作流的执行。

4. Exchange整合服务

平台整合了微软的Exchange Server 2007,对EWS (Exchange Web Services)进行了封装和二次开发,并同微软的Office Outlook进行了集成。使用该服务来创建日程,用户可以选择使用Outlook来查看和维护日程。当创建、修改和删除日程后,服务会自动为每个参与者发送日程邮件。日程服务不仅为日程管理应用提供支持,其他需要整合日程管理功能的应用都可以使用该服务。如在会议管理中,除了对会议室资源进行管理,还通过发送Exchange消息,实现了自动在与会者Outlook中创建日程的功能。

五、应用层主要功能组件介绍

1.审批管理

审批管理是指院内各部门对日常办公中需申报审批事务的管理。

1)会议管理

申请人通过该系统在网上提交申请,同时完成了会议信息的部分录入。管理人员则可以通过系统进行批复并结合邮件、短信等手段实时的通知申请人申请结果及会议地点等安排。

2)外出管理

为加强医院职工短期外出管理,保证医院医教研工作的正常开展,更好地服务和方便临床一线,医院对外出管理实现电子化申请。职工外出可登录平台填写外出电子申请表,并交由各级领导审批通过。

3)外事管理

外事管理因涉及的审批环节较多,需要申请人来回奔波多次。为提高外事办公效率,推广外事系统,加入网上申报审批功能,方便申报人并提高外事工作办结率。

2.日程管理

日程管理为所有用户提供网上日程安排功能。用户可以自定义日程安排,或为其他用户定义日程安排,或接受其他用户为自己定义的日程安排。临近的日程安排会出现在平台界面醒目的位置以提醒用户。
日程管理分为个人日程、部门日程和医院日程。个人日程中,用户可以为自己制定日程安排,邀请其他用户作为日程安排的参与者。对于拥有部门日程安排权限的用户,可以创建并维护本部门的日程。该部门的所有员工,可以查看部门日程安排。医院两办(党办、院办)的管理人员可以通过对医院日程的维护,来安排医院级别的行政工作活动。每个员工都可以登录平台,进入医院日程安排界面,来获得医院行政管理的各种动态信息。

日程管理使得用户只能查看和维护本人的日程,相比传统的在office文档中进行个人日程安排,起到了保护个人隐私的作用。部门日程对行政或临床部门内部的行政管理工作起到了很好的辅助作用,取代了交班、在黑板上书写去向等传统的管理手段。而医院日程则是原来通过院周会,由各科负责人向下层层传达信息手段的有效补充。

3.人力资源管理

医院人力资源管理系统在人员信息采集查询、人员绩效考核和人员流程等方面提供了便捷的网上流程。

1)工资管理

在平台中,人力资源组件负责实现各种工资算法,对相关其他模块的数据提取也由数据源服务完成。并使用财务处的数据交换接口服务,加强人事处和财务处的协作,以达到高效准确的目的。

2)员工工资自助查询

员工通过一系列授权认证后,可以按明细或汇总的方式查询本人某一时段的工资收入。此外,还能查询到工资项目、金额变动的原因、通知等信息,既及时,又方便,且能保护自己的隐私。用这种自助查询的方式取代目前的手工方式带来的效率提升和资源节约显而易见。

3)员工报到与离职

新员工的报到和离职员工的手续办理是一个比较繁琐的流程。员工需要在院内访问多处职能处室,得到相应职能处室的审批,并领取或交还一定的物资。通过网上申请、批复、集中领取或交还物资的方法,新员工、离职员工和相关职能处室可以省时省力,并能规范物资的发放、管理,方便员工和职能处室之间的交流协作。

4)员工假期申请

以前,员工只能通过科室考勤员申请、人事处审核的手工方式完成。有了网上假期申请,员工可以直接在线申请,科室考勤员、人事处审核,批复,既保留了电子记录以方便查询统计,也节约了申请的时间,为考勤子系统、工资子系统的运作提供更为准确、及时的信息。

六、总结

医院现代化办公越来越强调信息集成、沟通、协作以提高办公效率、提升管理水平。利用工作流技术加强职能部门之间的协作来共同处理审批事务;利用现代通信工具,如电话、手机、视频会议等方法加强交流和沟通;利用办公日程安排为行政办公人员提供合理规划;利用决策支持及时知晓和分析管理数据,更好的服务临床,将是办公协同平台的建设目标和发展方向。

参考文献

[1] 郝尚永,赵亮,林萍,王宇. 基于B/S结构的医院办公自动化系统研究与应用.现代医院管理,2007,9

[2] 高超.医院OA办公自动化系统的应用.现代医院管理.2008,6

作者:上海交通大学医学院附属瑞金医院计算机中心 左铭
 

【责任编辑:清茗 TEL:(010)68476606】

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